Lo más difícil de preparar una exposición es enfrentarte a la hoja en blanco. Seguramente ya has experimentado esa sensación de estrés y ese bloqueo mental de tener que empezar a escribir y no saber cómo hacerlo, ni qué es lo primero que tienes que decir.
Si decides enfrentarte a ella sin un plan, lo más seguro es que tengas muchos problemas al momento de identificar las ideas principales y de saber cómo y en dónde incluirlas para que esta presentación cumpla con tus metas establecidas.
No te preocupes, es algo normal que le pasa a cualquier persona en más de una ocasión, hay muchas veces que, incluso, el encontrarte con una hoja en blanco puede provocar un bloqueo en el pensamiento que evite que puedas hallar las palabras adecuadas para expresarte.
Para realizar una presentación exitosa tienes que hacer una microestructura que te servirá de guía para delimitar el tema a tratar y evitar que empieces a generar ideas que tal vez no sean tan relevantes. Imagina que, con esto, vas a trazar el camino que seguirá tu exposición. Debes mantener el camino libre de obstáculos para que puedas cruzarlo sin problemas, y debe estar bien definido para que no te desvíes por equivocación. Por lo tanto, hay que eliminar las piedras y baches que puedan entorpecer tu ruta.
Entonces, tienes que empezar a planear ese camino.
Lo primero es generar una lluvia de ideas que te ayude a encontrar los temas más importantes, estos temas son, también, a los que podrás aportar información más relevante y de los que se podrá adquirir un conocimiento más valioso.
Recuerda que para una lluvia de ideas no hay aportaciones buenas ni malas, escribe todo lo que venga a tu mente por más irrelevante que te parezca, porque no sabes si de esa idea pueda surgir algún aspecto clave más adelante.
Después, selecciona los aspectos que consideres más importantes para tu presentación. Para que puedas reconocerlos fácilmente toma en cuenta los siguientes aspectos:
¿A quién vas a dirigirte en esta presentación?
Tu presentación debe estar adaptada a los intereses y al acercamiento al tema que tengan tus interlocutores, si no los conoces, trata de establecer relaciones a partir de información que puedas obtener fácilmente, por ejemplo: Si son empleados de una compañía de tecnología, lo más seguro es que estén familiarizados con el mundo digital y probablemente tengan una formación similar entre ellos. Al establecer puntos en común, podrás estructurar mejor las ideas que debes tener en cuenta para hablar con un grupo específico y la presentación será más amena para todos.
¿De cuánto tiempo dispones?
Tal vez, al inicio parezca un poco irrelevante, pero la cantidad de información que podemos explicar en una hora es muy diferente a lo que podemos abarcar en dos o más, por lo que es importante tomar en cuenta el tiempo para saber exactamente desde dónde nos conviene iniciar y hasta dónde podemos llegar.
¿Cuál es la finalidad de mi presentación?
Hay muchas razones por las que se pueden realizar presentaciones y cada una tiene un propósito diferente. No tienes que perder de vista la finalidad de lo que quieres decir, así podrás conseguir el objetivo que te propusiste y no será solo un ejercicio para llenar el tiempo.
¿Con qué recursos cuenta el espacio en donde me voy a presentar?
Esto es algo a lo que se le da poca importancia al momento de realizar una presentación, si bien todos desearíamos que todos los espacios en donde nos presentamos tengan todo lo necesario, a veces no es así, por lo que es recomendable que consideres los materiales que vas a utilizar y, de ser posible, que puedas confirmar con los responsables del espacio si cuentan con todo lo que necesitas. Es mejor que, de ser necesario, realices modificaciones previas en lugar de tener que lidiar con todo esto mientras estás exponiendo.
Si lo consideras necesario, puedes establecer tus propias preguntas detonantes, de acuerdo con tus necesidades específicas, que te ayudarán a delimitar mejor la forma en la que puedes llevar a cabo el desarrollo de tu presentación para no perder de vista el propósito que tiene.
Una vez que hayas respondido estas cuestiones y reconozcas los objetivos a los que quieres llegar, puedes seleccionar preguntas importantes a tu tema que hayan surgido de la lluvia de ideas que realizaste. Recuerda que estas tienen que permitirte aportar información valiosa para todos los presentes.
Después de identificar las preguntas importantes, te recomiendo enlistarlas y seleccionar las más relevantes. En este punto ya no vas a agregar nuevos temas, sino que vas a elegir de entre las opciones, cuáles consideras más pertinentes de acuerdo con los puntos que se presentaron anteriormente. Puedes seleccionar todas las preguntas que consideres necesarias, siempre y cuando tomes en cuenta el tiempo que debes dedicarle a cada una.
Ahora sí, con estas preguntas podemos empezar a trazar el camino por el que vamos a llevar la exposición. Este primer camino será como un boceto, en donde vas a realizar toda la estructura, pero sin empezar a construirlo aún, antes tienes que ver si, al conectar todas las piezas, hay armonía entre ellas o si es necesario cambiar o modificar alguna.
Recuerda que tu camino debe quedar lo más directo y sencillo posible, por lo que debes acomodar el contenido de tu presentación de forma que le puedas dar una estructura uniforme, que no parezcan ideas sueltas, sino que se aprecie como parte de un todo.
Cuando hayas conseguido esto y el borrador contenga todas las ideas clave que necesites, es momento de realizar la versión final de tu presentación, para esto, debes recordar algunos puntos que ya no están relacionados con el contenido, sino con el formato.
Probablemente ya conozcas algunos de estos puntos, pero no está de más tenerlos presentes. De esta forma el valor del contenido será fácilmente apreciado desde una primera impresión.
– Cantidad de información. En una buena exposición es mejor que la cantidad de información que se presenta visualmente sea breve y clara. Es más cómodo leer uno o dos renglones en los que quede sintetizada la idea principal, a leer un párrafo completo en el que se pierde cuál es el punto central.
– Tamaño de letra y fuente. Es importante que consideres el tamaño y el tipo de letra que vas a utilizar, si bien, hay tipos de letra que visualmente son muy atractivos, pueden ser difíciles de leer y cansar la vista muy rápido. También debes utilizar un tamaño de letra que sea visible desde cualquier punto del lugar y que no obligue a forzar la vista para poder entenderla.
– Imágenes y gráficas. Siempre que sea posible, elige una imagen (fotografía, viñeta, ilustración…) o una gráfica, en lugar del texto, esto hará que la presentación luzca más ligera y mantendrá por más tiempo el foco de atención.
– Estilo y armonía. Así como la información tiene que estar relacionada entre sí para darle una secuencia definida al contenido, el formato también debe tener un estilo específico, debes tomar en cuenta que la forma en la que va a ser percibida tu presentación, depende del estilo que le hayas dado.
Ahora sí, ya que tienes todo listo, con la información y el formato que elegiste, lo único que resta es que te prepares con algunos ejercicios de respiración y de dicción, y que realices algunos ensayos previos para que elimines los nervios y puedas adoptar una actitud segura y relajada al momento de realizar la presentación.
Gerardo Betancourt
Founder & CEO de Leaderlix. Former Ambassador, TEDx Speaker & TED Circles Host en TED Conferences.
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