El uso de protocolos

Cuando hablamos de protocolo, en automático nos remitimos a la realeza o grandes galas -sin duda plenas de actos ceremoniosos-, pero ¿Te habías puesto a pensar, que nuestra vida cotidiana esta llena de protocolos y que en muchas ocasiones lo seguimos sin darnos cuenta, porque hemos sido educados a traves de ellos?

Partamos de definir que protocolo es un conjunto de reglas que rigen el comportamiento. En su libro “Protocol” Capricia Penavic Marshall, quien fuera Jefe de Protocolo de Barack Obama lo define muy claramente: “Todo, desde un apretón de manos, hasta una invitación a una fiesta de inauguración de una casa o una nota de agradecimiento, es un marco para conectarse…”

Su fin último es establecer conexiones con nuestras contrapartes y convencer a otros de ver las cosas de manera similar, por lo que la persuasión en ocasiones se convierte en nuestro mejor aliado. Establecer estos puentes y un adecuado convencimiento se convierten en el corazón de cualquier negociación fructífera, sea en el terreno personal, profesional o diplomático. 

El protocolo está presente en cada dia, pero desde luego que existen reuniones y eventos que implican una mayor solemnidad, por lo que es importante hacerlo parte de nuestro diario actuar. Una omisión o un paso en falso en las reglas de etiqueta puede ofender a una persona, a un dignatario, afectar la relación con una empresa o con todo un país… es así como la falta de detalle en una tarjeta de presentación puede convertirse en una gran ofensa, y una bandera mal puesta, volverse incluso en una declaración de guerra.

Sabemos y conocemos la importancia de seguir las reglas, pero en ocasiones quizás no las tenemos del todo claras, algunas son intuitivas, otras requieren de un conocimiento previo. Es donde surge la gran pregunta ¿Cómo logro aplicar el protocolo a mi vida personal y laboral? Mi respuesta sería hacerlo a través de herramientas de comunicación, físicas y de actitud.

El mundo del protocolo es apasionante y seguramente después de leer este artículo querrás aprender más al respecto, pero por lo pronto te comparto algunos consejos básicos que te pueden resultar de gran utilidad.

Herramientas de comunicación. 

Son todas aquella que rigen la convivencia y armonía cultural e incluyen la forma de saludar, el lenguaje, conocimiento del contexto y todo nuestro lenguaje no verbal (posturas y gestos). Algunas ideas de cómo hacerlo bien:

• Cuando conoces a alguien extiéndela la mano, da un saludo firme, pero no eterno, tres segundos son suficientes para entablar la conexión. No importa si eres diestro o zurdo, la etiqueta indica que siempre debes saludar con la mano derecha y reforzar con una mirada a los ojos.
• ¿Vas a presentar a varias personas? Sigue la precedencia adecuada: Nombra primero a la persona de mayor rango. Luego presenta a la persona de nivel inferior y utiliza sus títulos formales. En reuniones no laborales, presenta primero a la persona de mayor edad.
• ¡Cómo sufrimos cuando olvidamos un nombre! En vez de hacer peripecias mentales para recordarlo, pide que te refresquen la mente recordándote el nombre.
• ¿Estás en el elevador? Ubícate en la parte posterior si vas a los pisos altos, si estás a un lado del tablero, ofrece presionar el botón del piso para otros. Si por alguna razón estás al frente baja para que la gente pueda salir y vuelve a subir. Si contigo suben personas mayores o autoridades, permíteles acceder primero.
• Al entrar a un lugar, si eres el primero en llegar a la puerta, sostenla, no importa si eres mujer u hombre, se convierte en una regla de cortesía para los demás.  
• Si estás en una reunión pequeña en la que funges como anfitrión, ponte de pie cuando una persona llega, pero no lo hagas si es un grupo de seis o más, ya que obligarás a todos a ponerse de pie y la situación puede volverse complicada, en ese caso es mejor permanecer sentado. 
• Al terminar una reunión, acompaña a la persona hasta la salida, es una regla de cortesía.
• ¡Ten cuidado con las interrupciones en tu lugar de trabajo! Toca y pide permiso antes de entrar en la oficina de un colega.
• ¿El teléfono móvil? Mantenlo en silencio o en vibración y no lo coloques sobre la mesa en una oficina o durante la reunión del almuerzo. Si esperas una llamada urgente, informa los demás con anticipación y cuando la contestes avisa que lo harás y hazlo en privado.
• Usar audífonos es una gran señal para no ser interrumpido, cuando tengas una conversación de la vida real, quítatelos.
• Agradecer siempre es importante y las personas lo valoran más de lo que imaginas. Conviértete en ese invitado apreciado, siempre envía una nota de agradecimiento después de una reunión importante, preferentemente escrita a mano para darle el toque humano. 
• Ante una invitación responde siempre, incluso para decir “No, gracias”
• Cuando la etiqueta no está del todo clara, juega las reglas tradicionales, nunca fallan: Vístete de forma más conservadora, utiliza los títulos formales y recuerda que cuanto mayor sea la persona, es más probable que espere esta formalidad. En la medida que vayas conociendo más a la empresa, a la persona o al país, sabrás cómo actuar mejor.
• Si te hacen algún tipo de recomendaciones de cómo comportarte en la empresa o en cierto evento ¡Síguelas! Incluyendo el código de vestir y quizás peticiones muy específicas propias del evento u organización con quien estás inteactuando.

Herramientas físicas.

Se refieren a los espacios físicos y elementos de identificación dentro de un lugar. Incluyen desde la distribución del espacio, decoración, alimentos y obsequios hasta las reglas de la proxemia, y nuestra forma de vestir.

• Dependiendo del tipo de evento, elige el lugar y todos los elementos que estarás utilizando. Si esto incluye invitados de otros países, investiga su cultura y hábitos, piensa en ellos y dales oportunidad de disfrutar el evento. No está mal desde luego utilizar elementos y alimentos locales, pero siempre ofrece la posibilidad de otras opciones para tus invitados.
• Si se trata de un evento formal, tendrás que ubicar a las personas de acuerdo con sus intereses o características comunes, pero siempre pensando en favorecer la conversación entre ellas.
• En eventos de negocios a los que asisten parejas, procura separarlos si tu objetivo es que intercambien opiniones entre los asistentes, normalmente cuando estás con la pareja hablas con ella y evitas al resto de los invitados. 
• Cuida la proxemia, ni muy lejos, ni muy cerca: Distancia pública 3 metros; distancia social 1.5 metros; distancia personal 60 a 90 cm y, distancia íntima 15 a 20 cm. 
• Si llegas a una junta o asistes a una entrevista de trabajo fíjate en dónde te sientas. No ocupes la cabecera a menos que seas la autoridad máxima, ni te sientes en el lugar más alejado a menos que seas asistente y sólo entres a tomar notas. El lugar donde nos sentamos está estrictamente relacionado con nuestra posición jerárquica.
• Cuida tu forma de vestir y mantente a tono con el lugar al que te presentas. Sería impensable aparecer vestido de noche a un espacio laboral o con traje casual a una cena de gala. 

Herramientas de actitud.

El cómo enfrentamos las situaciones -y la vida en general- tiene que ver con la actitud, tratándose de reglas protocolarias, te puedo decir que es un ingrediente esencial en términos de gestión.

• Sé flexible y empático, trata a los demás como quisieras ser tratado, es la regla de oro del protocolo.
• Ante los inconvenientes siempre ten una alternativa y sonríe, la gente no tiene por qué notar que algo sucede.
• Deja tus emociones personales fuera de la situación, habrá ocasiones en las que podamos estar ansiosos, hiperactivos, enojados o deprimidos por situaciones externas al momento o el evento que estamos viviendo, mi mejor recomendación es dejarlas fuera, el resto de los participantes no tienen la culpa de situaciones ajenas. Y aún cuando fueran propias de la reunión o evento, en nosotros está mantener la templanza y favorecer la comunicación y buena convivencia.

De la diplomacia a la vida cotidiana.

En su máxima expresión el protocolo se constituye en diplomacia, que tiene que ver con la relación bilateral o multilateral entre países. Pero ser diplomáticos también tiene que ver con esa habilidad y sutileza a la sagacidad y talento que nos convierten en unos expertos en el trato humano. 

Sé que en este momento puede parecer un poco abrumador tomar nota de tantos detalles así que lo que te propongo es que comiences por implementar cada uno de estos comportamientos de forma gradual, cuando menos te des cuenta serás un experto en protocolo y, créeme, la gente lo notará.