Todos los que mantenemos un trabajo formal e incluso informal, nos hemos sometido por lo menos en una ocasión a las reuniones o juntas de trabajo. Sin embargo, también es bien sabido que éstas no siempre son satisfactorias en cuanto a los resultados o a la organización, e incluso pueden resultar en caos, sin aterrizar en información clave o dejando al aire buenas ideas. Es por esto que a continuación veremos algunas ideas claras para concretar estas reuniones exitosamente.
Lo primero que debemos tener en cuenta es la logística de la reunión, es importante tener en cuenta un espacio adecuado fuera de distracciones y con una clara delimitación de tiempo.
Parte fundamental es una previa definición de el eje principal de la reunión, para mantener el hilo conductal aún con una lluvia de ideas. Si tenemos claro el objetivo principal, también tendremos claro quiénes serán los participantes y en qué consistirán sus participaciones.
Es importante gestionar el itinerario de las exposiciónes, de los resultados, del seguimiento, de planeaciones y del procedimiento de los objetivos en un orden tal, que todo el equipo muestre su trabajo, a la vez que conozca el esfuerzo de los demás.
La participación efectiva del equipo de trabajo en estas reuniones no sólo fomenta la productividad, sino también la colaboración y la retroalimentación, ayudando a crear un ambiente de trabajo sinérgico y agradable.
Manejar en la reunión conceptos claros como la gestión de tiempos, ayudará a enfocar la energía en la planeación y el cumplimiento de las metas. No hay nada más desalentador para los colaboradores que exponer su trabajo y resultados sin encontrar una motivación posterior para continuar con ese impulso. De igual forma, el equipo se sentirá satisfecho teniendo en cuenta fechas concretas para el cumplimiento de sus objetivos.
Una forma divertida de compartir las conclusiones es exponiendo los aprendizajes (pros y contras) de su metodología de trabajo y escuchar sugerencias.
Asi mismo, es importante al concluir, marcar los puntos importantes que se buscarán resolver en la próxima reunión, asegurando con ello su productividad y esfuerzo y logrando que los colaboradores tengan una visión clara de las metas y del cumplimiento de sus objetivos.
Verás que para ti y tu equipo las reuniones serán de ahora en adelante un espacio ligero y seguro donde exponer ideas, sentirse realizados y fomentar el crecimiento de la compañía de una forma orgánica.
Pon en práctica éste esquema en tu próxima reunión de trabajo y anota los cambios positivos en cada reunión.
Sandra Mata Campos
Desarrolladora de nuevos proyectos HRM Consoulting.
Visita la pagina www.hrmconsulting.mx para consultas.
