Secreto de productividad

Tal vez en algún momento te haya pasado que llegas a fin de mes y de pronto te das cuenta de que muchos de los objetivos que te habías planteado para ese momento no se lograron, entonces volteas a revisar tu planeación y te das cuenta de que no sabes en qué momento empezó a fallar el plan que tenías en mente.

Puede ser que también te ocurra que cuando está a punto de llegar el fin de mes, te des cuenta que aún te faltan muchas cosas para poder cumplir con el objetivo que te planteaste, y tú y tu equipo tienen que empezar a trabajar a marchas forzadas para conseguir los resultados esperados.

Si has pasado por estas situaciones o por algunas similares, es momento de que conozcas una nueva forma de organización con la que podrás lograr una mayor productividad y una mejor organización en tu trabajo.

Este método es muy sencillo, aunque es prácticamente desconocido.
Lo único que tienes que hacer es que en lugar de realizar planeaciones mensuales, bimestrales, semestrales, o anuales, tendrás que hacerlo por semana, por lo tanto tendrás que formular objetivos más cortos.

Después de algunos días de reflexión, en los que trataba de encontrar la forma de cumplir con todos los objetivos que nos estábamos planteando sin tener que pasar por todo el estrés de fin de mes por el que pasan muchas compañías, me di cuenta de que lo mejor que podía hacer, era reducir los tiempos para cumplir esos objetivos.

Claro, no podían ser los mismos objetivos que pensaba cumplir en un mes, así que había que crear objetivos nuevos de acuerdo al tiempo ahora establecido.

Lo primero a tomar en cuenta es que el año solo cuenta con 12 meses o 52 semanas, por lo que la estructura de la planeación semanal tiene que ser completamente diferente a la mensual.

Una de las ventajas de este método es poder ver los avances día con día, por lo que, si en algún momento hay algo que tenga que corregirse, puede identificarse inmediatamente.

Para llevar a cabo este método solo necesitas contar con 52 columnas, que representarán las semanas del año. Puedes utilizar un pizarrón o una pared o alguna de las aplicaciones que se ofrecen actualmente para organizar las tareas en tarjetas y columnas, y colocar anotaciones con cada uno de los objetivos semanales.

Las 52 columnas representarán cada una de las semanas del año y dentro de ellas habrá que colocar las taras que se tienen destinadas para su desarrollo a lo largo de la semana.

Como en otras formas de organización, puedes ayudarte de colores para marcar las prioridades de las tareas, pero lo mas importante es plantear metas realistas que puedan llevarse a cabo en el lapso de una semana.

Si decides probar este método, tendrás que adaptar todo tu discurso a este tipo de organización, es decir, empezar a vivir tu vida en semanas y no en meses. Así, si deberás contar con un reporte, o un proyecto específico por semana y no por mes.

Al principio, puede llegar a ser un poco complicado recordar exactamente en qué semana te encuentras, pero hay un truco sencillo para eso. En algunos calendarios, como el de Google, se puede consultar la semana que corresponde a esa fecha, y de esa forma puedes facilitar los planes a futuro.

Puede parecer muy complicado, pero te aseguro que si decides empezar a utilizar éste método, hay al menos cuatro beneficios que vas a conseguir desde el principio:

1.- Vas a dejar de tener tantos “bomberazos” y tantos fuegos que apagar permanentemente. Los imprevistos van a ser mucho menos frecuentes, ya que tu organización va a tener una estructura mucho más sólida.

2.- El tiempo en tu calendario va a ser más efectivo. Cuando mides el avance en semanas, se puede evaluar de forma más gradual, por lo que vas a poder lograr mayores y mejores objetivos de los que estabas consiguiendo en el pasado.

3.- La organización de tu equipo va a ser mucho más efectiva. Tu equipo va a responder mucho mejor a los objetivos ya que van a tener una idea mucho más clara de lo que tienen que hacer para conseguirlos. La organización va a ser más simple ya que se van a perseguir objetivos más inmediatos y van a poder ser evaluados constantemente.

4.- Vas a eliminar el estrés a fin de mes. Vas a tener una mayor claridad desde el inicio de qué es lo que se tiene que hacer, por lo que se va a trabajar continuamente en los objetivos y no vas a llegar a fin de mes con una pila de trabajo enorme que se tiene que cumplir en dos días.

Intenta este método, aunque sea por un tiempo y vas a ver cómo toda tu organización, tus objetivos y tus resultados se van a ver beneficiados con esta estructura.

Pon en práctica tus propios métodos para poder realizarla de forma aún más efectiva para tu empresa y no olvides emplear objetivos cortos que puedan ser cumplidos en ese plazo de tiempo.

Gerardo Betancourt

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